Historien om LOTS

Berättelsen om hur en liten småländsk kommuns idé om att förbättra lokalt företagsklimat blev svensk standard, knoppades av till ett företag, fick pris i EU och spred sig hela vägen till Afrika.

År 2005 fick kommunchefen i en liten småländsk kommun; Hultsfred, en idé. Hans kommun kämpade med att folk flyttade till större städer. Det var svårt att locka företag att etablera sig i området. Fördelarna med området var att det fanns vacker natur och man värnade om hög livskvalitet. Inte minst så fanns det i kommunen en anda av att ”ingenting är omöjligt”. Denna anda hade redan gett Hultsfred en av de mest berömda musikfestivalerna i norra Europa. Men det är en helt annan historia.

Kommunchefen tyckte att det var väldigt viktigt att även kommunen visade denna anda när den hanterade företagsärenden. Ju mer professionell kommunen kunde vara vid tillståndsgivning och annan service utan att tumma på rättssäkerhet, ju nöjdare skulle företagen bli. Detta skulle påverka det lokala företagsklimatet positivt.

Detta var i en tid när opinionsbildare på nationell nivå förordade att kommunerna skulle ha ”en dörr in” i kommunen för företagsärenden; en person som kallades företagslots. Kommunchefen trodde inte alls på den teorin. Han insåg att hela organisationen måste vara beredd att lotsa företagen oavsett vilken väg de kom i kontakt med kommunen. Han ville bevisa att hans lilla kommun genom att ha ”många dörrar in” skulle kunna ta hand om företagsärenden mer effektivt och professionellt. Det spelade ingen roll att det var den långa vägen att gå. Eller vad opinionsbildarna på nationell nivå sa.

“Många dörrar in” ställde högre krav på organisationen, men även på de enskilda personernas kompetensnivå. Myndighetsutövande avdelningar behövde samarbeta med rena service-avdelningar. Varje enskild person som mötte företag i sitt arbete, skulle vara en dörr in för företagen. Var och en av dem var tvungna att ha en bred kompetens både om företagande och om de olika områden som en kommun arbetar med. En LOTS-grupp med personer från olika avdelningar bildades, och de cirka 20 som ingick kallades för ”lotsar”. Dessutom skulle organisationskulturen genomsyras av professionalitet, handlingskraft och respekt. I början förstod en del av medlemmarna i LOTS-gruppen inte nyttan i att vara med, och varför de skulle lägga tid och kraft i något som de inte direkt skulle se ett resultat av. Varför skulle de lära sig om sina kollegors arbetsområden – de hade ju redan nog med sitt eget! Och hur skulle detta i slutändan kunna hjälpa företagen?

Ett utbildningsprogram togs fram till LOTS-gruppen, som innefattade praktik på andra förvaltningar, företagsbesök, workshops och startaeget-kurser. LOTS-gruppen började ta fram de vanligaste frågorna som var och en av dem fick i sitt dagliga arbete. Dessa frågor samlades sedan ihop och blev en webbutbildning med över 100 frågor om allt från tillstånd till finansiering. LOTS-gruppen gör sedan dess denna webbutbildning årligen, och Hultsfreds kommun har nu 20 diplomerade företagslotsar.

 

Efter många möten och diskussioner slutade den interna “striden”. Hultsfreds kommun hade nu en LOTS-grupp där människor hade en grundkunskap om sina kollegors arbetsområden och om företagande, vilket fick dem att bättre förstå såväl företagens behov, sina kollegor och komplexiteten i ett företagsärende som berör flera olika avdelningar. Kommunchefen ville att de skulle förstå att de var nyckeln till en mer kundorienterad organisation. LOTS-gruppen hade fått hans totala förtroende i att vara ”dörrarna”. Fler och fler anställda ville nu gå med i LOTS-gruppen och ta del av LOTS-andan. LOTS-modellen är sedan 2011 politiskt förankrad i kommunens Tillväxt- och näringslivprogram.

Efterhand började flera nationella organisationer såväl som andra svenska kommuner att visa sitt stöd för de ”många dörrarna in”, och Hultsfreds sätt att arbeta för att förbättra lokalt företagsklimat. Sveriges Kommuner och Landsting, SKL, gav sitt stöd och ville hjälpa till att sprida webbutbildningen till andra kommuner, som visade intresse. Detta intresse  ledde till att företaget Lotsutbildning bildades. Namnet Lotsutbildning syftar till att vara en lots för kunden i ett sammanhang eller i en organisation där många kunskapsområden möts.

I nästa steg startade Hultsfreds kommun ett samarbete med SIS, Swedish Standards Institute, som är ansvariga för svenska standarder. De och ett tiotal andra svenska kommuner gillade Hultsfreds tankesätt kring LOTS så mycket, att det blev svensk standard 2013. Hultsfreds kommun har sedan starten varit ordförande i den nationella SIS-kommitté som drivit arbetet med standarden.

Med tiden spred sig LOTS-tankesättet allt längre och längre bort. 2012 startades ett SIDA- finansierat samarbete med North West District Council i norra Botswana. Målet var att minska fattigdom genom att bygga långsiktig kunskap i företagande och miljö. Tjänstemän från NWDC har utbildats, och har i sin tur utbildat människor i fattiga grupper i regionen. 50 stolta deltagare från olika byar fick under jubel motta diplom för att ha deltagit i utbildningen.  Borgmästaren i NWDC framförde till de deltagande hur viktigt det är att tro på sig själv och sin idé. Projektet har även uppmärksammats i botswansk nationell media och av Botswanas Ministry of Local and Regional Development, som precis som Hultsfreds kommunchef, förespråkade iden att ”utbilda sitt eget folk”.

2013 fick LOTS-projektet, som ett av 37 projekt från hela Europa, ta emot ett Best Practice-certifikat från EPSA, European Public Sector Awards. Enligt EPSA borde LOTS-modellen användas i varje lokal myndighet för att från insidan förbättra lokalt företagsklimat.

Svensk standard, EU och Afrika – men hur gick det då med kärnfrågan, det lokala företagsklimatet i Hultsfreds kommun? Sedan 2010, när man började arbeta enligt LOTS-modellen, har Hultsfreds kommun stigit stadigt i de två nationella mätningar som rör lokalt företagsklimat och nöjd-kund-index. I den förra så mycket som 92 placeringar.

Kommunchefen trodde på människorna i sin LOTS-grupp och sin idé, oavsett vad andra tyckte. Han gav förtroende till sina lotsar eftersom kontroll är kreativitetens och kunskapens fiende. Att ge det där lilla extra kräver mod och tid, men om man håller ut kan det ta en så långt som till andra sidan jorden. Eller ännu längre, in i människors hjärtan.